Beheerscomité/stuurgroep Hartje Hageland

Procedure

De stuurgroep komt minstens tweemaal per werkingsjaar bijeen. Ze plant de activiteiten van het project en volgt de uitvoering ervan op. Het agentschap Wonen Vlaanderen wordt uitgenodigd voor de vergaderingen van de stuurgroep.

De uitnodiging voor een stuurgroepvergadering wordt minstens twee weken vooraf verstuurd en bevat de te bespreken agendapunten. Minstens twee werkdagen voor de stuurgroepvergadering beschikken de leden van de stuurgroep en het agentschap over de voorbereidende stukken bij de agendapunten.

De projectuitvoerder maakt een verslag op van een stuurgroepvergadering en bezorgt het verslag binnen drie weken aan de leden van de stuurgroep en aan het agentschap. De verslagen van de stuurgroepvergaderingen vormen de rapportering over de lopende subsidiëringsperiode.

Het agentschap kan opmerkingen formuleren bij het verslag van de stuurgroepvergadering. In voorkomend geval bezorgt het agentschap het verslag met de opmerkingen binnen drie weken na de ontvangst aan de projectuitvoerder. De opmerkingen worden besproken op de eerstvolgende stuurgroepvergadering.

Op de eerste stuurgroepvergadering van een werkingsjaar, die plaatsvindt in het eerste kwartaal, evalueert de stuurgroep de werking tijdens het afgelopen werkingsjaar.

Op de laatste stuurgroepvergadering van een werkingsjaar bespreekt de stuurgroep de planning van de acties en de beoogde resultaten per activiteit voor het volgende werkingsjaar.

Het beheerscomité vergadert zo dikwijls als nodig, maar minstens twee keer per werkingsjaar.