Aanvraagformulier evenementen/fuiven

Procedure

• Als organisator vraagt u het evenement en toelating aan via het online platform Eaglebe.
• Na het activeren van uw account, gaat u naar ‘Nieuwe aanvraag’ en kiest u voor de optie ‘Aanvraag evenement’.
• Vul de aanvraag zo volledig mogelijk in. Voeg alle relevante documenten toe (zoals een plan, veiligheidsmaatregelen, verzekeringsattest,…) om een vlotte behandeling van uw dossier te garanderen.
• Wanneer u vrijwilligers inzet voor bewakingstaken, moet u de namen van deze vrijwilligers bezorgen aan het lokaal bestuur. Deze gegevens moeten ook worden overgemaakt aan de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken. De ingevulde lijst kan als bijlage toegevoegd worden bij uw aanvraag in Eaglebe.
• Na indiening wordt uw aanvraag intern behandeld en, indien nodig, voorgelegd aan de bevoegde diensten.
• U ontvangt via Eaglebe feedback, eventuele bijkomende vragen of de uiteindelijke beslissing. Hou uw mailbox en het platform dus goed in de gaten.
• Pas na goedkeuring van uw aanvraag mag het evenement plaatsvinden.

TIP: met een account in Eaglebe kan u terugkerende evenementen eenvoudig kopiëren, bestanden toevoegen, innames verlengen en aanpassingen doen. Daarnaast krijgt u een overzicht van uw ingediende aanvragen en kan u contactgegevens opslaan zodat deze bij toekomstige aanvragen automatisch worden ingevuld.

LET OP!

Wielerwedstrijden, cyclotochten en veldtoertochten hebben vanuit Vlaanderen een afzonderlijke aanvraagmethode.

• Wielerwedstrijden en alle-terreinwedstrijden (incl. BMX, Cyclocross, Mountainbike en Trail) dienen minstens 14 weken vooraf aangevraagd te worden. Doe een aanvraag via Eaglebe en voeg de verplichte documenten (aanvraagformulier vergunning wielerwedstrijd en aanvraagformulier geneeskundige hulpverlening) toe. Meer informatie over het organiseren van deze wedstrijden, vind je terug op Cycling Vlaanderen - wielerwedstrijd.
• Recreatieve veldtoertochten (MTB, gravel, veldtoertocht) en cyclotochten dienen aangevraagd te worden via de E-tool TT van Sport Vlaanderen (minimum 35 dagen voor de startdatum). Meer informatie over het organiseren van toertochten, vind je terug op Cycling Vlaanderen - toertocht en Sport Vlaanderen.